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Allgemeine Geschäftsbedingungen zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 Abs. 3 DSGVO

Geltungsbereich und Vertragspartner

Die nachfolgenden Allgemeine Geschäftsbedingungen zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 Abs. 3 DSGVO (nachfolgend „AGB-AVV“) konkretisieren die Verpflichtungen zum Datenschutz, die sich aus einem zwischen dem Verantwortlichen (nachfolgend geschlechtsneutral „Auftraggeber“) und Herrn Bryan Henzel, Breite Straße 81, 58452 Witten, Deutschland (nachfolgend geschlechtsneutral „Auftragnehmer“, gemeinsam mit dem Auftraggeber auch „Parteien“) geschlossenen Dienstleistungsvertrag gem. Ziffer 2.1. (nachfolgend „Hauptvertrag“) ergeben.

Gegenstand und Umfang der Auftragsverarbeitung

Im Rahmen der Leistungserbringung nach den Allgemeinen Geschäftsbedingungen mit Kundeninformationen vom 12. Dezember 2023 abrufbar unter dem Link (nachfolgend „Hauptvertrag“ genannt) ist es erforderlich, dass der Auftragnehmer als Auftragsverarbeiter mit personenbezogenen Daten umgeht, für die der Auftraggeber als Verantwortlicher im Sinne der datenschutzrechtlichen Vorschriften fungiert (nachfolgend „Auftraggeberdaten“ genannt). Dieser Vertrag konkretisiert die datenschutzrechtlichen Rechte und Pflichten der Parteien im Zusammenhang mit dem Umgang des Auftragnehmers mit Auftraggeberdaten zur Durchführung des Hauptvertrags.
Der Auftragnehmer verarbeitet die Auftraggeberdaten im Auftrag und nach Weisung des Auftraggebers i.S.v. Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitung). Der Auftraggeber bleibt Verantwortlicher im datenschutzrechtlichen Sinn.
Die Verarbeitung von Auftraggeberdaten durch den Auftragnehmer erfolgt in der Art, dem Umfang und zu dem Zweck wie in Anlage 1 („Gegenstand der Auftragsverarbeitung“) zu diesem Vertrag spezifiziert, die Verarbeitung betrifft die dort näher bezeichneten Arten personenbezogener Daten und Kategorien betroffener Personen. Die Dauer der Verarbeitung entspricht der Laufzeit des Hauptvertrages.
Dem Auftragnehmer bleibt es vorbehalten, die Auftraggeberdaten zu anonymisieren oder zu aggregieren, so dass eine Identifizierung einzelner betroffener Personen nicht mehr möglich ist, und in dieser Form zum Zweck der bedarfsgerechten Gestaltung, der Weiterentwicklung und der Optimierung sowie der Erbringung des nach Maßgabe des Hauptvertrags vereinbarten Dienstes zu verwenden. Die Parteien stimmen darin überein, dass anonymisierte bzw. nach obiger Maßgabe aggregierte Auftraggeberdaten nicht mehr als Auftraggeberdaten im Sinne dieses Vertrags gelten.
Der Auftragnehmer darf die Auftraggeberdaten im Rahmen des datenschutzrechtlich Zulässigen für eigene Zwecke auf eigene Verantwortung verarbeiten und nutzen, wenn eine gesetzliche Erlaubnisvorschrift oder eine Einwilligungserklärung des Betroffenen das gestattet. Auf solche Datenverarbeitungen findet dieser Vertrag keine Anwendung.
Die Verarbeitung der Auftraggeberdaten durch den Auftragnehmer findet grundsätzlich innerhalb der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) statt. Es ist dem Auftragnehmer gleichwohl gestattet, Auftraggeberdaten unter Einhaltung der Bestimmungen dieses Vertrags auch außerhalb des EWR zu verarbeiten, wenn er den Auftraggeber vorab über den Ort der Datenverarbeitung informiert und die Voraussetzungen der Art. 44–48 DSGVO erfüllt sind oder eine Ausnahme nach Art. 49 DSGVO vorliegt.

Weisungsbefugnisse des Auftraggebers

Der Auftragnehmer verarbeitet die Auftraggeberdaten gemäß den Weisungen des Auftraggebers, sofern der Auftragnehmer nicht gesetzlich zu einer anderweitigen Verarbeitung verpflichtet ist. In letzterem Fall teilt der Auftragnehmer dem Auftraggeber diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Gesetz eine solche Mitteilung nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet.
Die Weisungen des Auftraggebers sind grundsätzlich abschließend in den Bestimmungen dieses Vertrags festgelegt und dokumentiert. Einzelweisungen, die von den Festlegungen dieses Vertrags abweichen oder zusätzliche Anforderungen aufstellen, bedürfen einer vorherigen Zustimmung des Auftragnehmers und erfolgen nach Maßgabe des im Hauptvertrag festgelegten Änderungsverfahrens, in dem die Weisung zu dokumentieren und die Übernahme etwa dadurch bedingter Mehrkosten des Auftragnehmers durch den Auftraggeber zu regeln ist.
Der Auftragnehmer gewährleistet, dass er die Auftraggeberdaten im Einklang mit den Weisungen des Auftraggebers verarbeitet. Ist der Auftragnehmer der Ansicht, dass eine Weisung des Auftraggebers gegen diesen Vertrag oder das geltende Datenschutzrecht verstößt, ist er nach einer entsprechenden Mitteilung an den Auftraggeber berechtigt, die Ausführung der Weisung bis zu einer Bestätigung der Weisung durch den Auftraggeber auszusetzen. Die Parteien stimmen darin überein, dass die alleinige Verantwortung für die weisungsgemäße Verarbeitung der Auftraggeberdaten beim Auftraggeber liegt.

Verantwortlichkeit des Auftraggebers

Der Auftraggeber ist für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung der Auftraggeberdaten sowie für die Wahrung der Rechte der Betroffenen im Verhältnis der Parteien zueinander allein verantwortlich. Sollten Dritte gegen den Auftragnehmer aufgrund der Verarbeitung von Auftraggeberdaten nach Maßgabe dieses Vertrages Ansprüche geltend machen, wird der Auftraggeber den Auftragnehmer von allen solchen Ansprüchen auf erstes Anfordern freistellen.
Dem Auftraggeber obliegt es, dem Auftragnehmer die Auftraggeberdaten rechtzeitig zur Leistungserbringung nach dem Hauptvertrag zur Verfügung zu stellen und er ist verantwortlich für die Qualität der Auftraggeberdaten. Der Auftraggeber hat den Auftragnehmer unverzüglich und vollständig zu informieren, wenn er bei der Prüfung der Auftragsergebnisse des Auftragnehmers Fehler oder Unregelmäßigkeiten bezüglich datenschutzrechtlicher Bestimmungen oder seinen Weisungen feststellt.
Der Auftraggeber hat dem Auftragnehmer auf Anforderung die in Art. 30 Abs. 2 DSGVO genannten Angaben zur Verfügung zu stellen, soweit sie dem Auftragnehmer nicht selbst vorliegen.
Ist der Auftragnehmer gegenüber einer staatlichen Stelle oder einer Person verpflichtet, Auskünfte über die Verarbeitung von Auftraggeberdaten zu erteilen oder mit diesen Stellen anderweitig zusammenzuarbeiten, so ist der Auftraggeber verpflichtet, den Auftragnehmer auf erstes Anfordern bei der Erteilung solcher Auskünfte bzw. der Erfüllung anderweitiger Verpflichtungen zur Zusammenarbeit zu unterstützen.

Anforderungen an Personal

Der Auftragnehmer hat alle Personen, die Auftraggeberdaten verarbeiten, bezüglich der Verarbeitung von Auftraggeberdaten zur Vertraulichkeit zu verpflichten.

Sicherheit der Verarbeitung

Der Auftragnehmer wird gemäß Art. 32 DSGVO erforderliche, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, die unter Berücksichtigung des Standes der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung der Auftraggeberdaten sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen erforderlich sind, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau für die Auftraggeberdaten zu gewährleisten.
Dem Auftragnehmer ist es gestattet, technische und organisatorische Maßnahmen, insbesondere die näher in Anlage 2 („Technisch-organisatorische Maßnahmen“) zu diesem Vertrag aufgeführten Maßnahmen, während der Laufzeit des Vertrages zu ändern oder anzupassen, solange sie weiterhin den gesetzlichen Anforderungen genügen.

Inanspruchnahme weiterer Auftragsverarbeiter

Der Auftraggeber erteilt dem Auftragnehmer hiermit die allgemeine Genehmigung, weitere Auftragsverarbeiter hinsichtlich der Verarbeitung von Auftraggeberdaten hinzuzuziehen. Die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses hinzugezogenen weiteren Auftragsverarbeiter ergeben sich aus Anlage 3 („Unterauftragsverarbeiter“). Generell nicht genehmigungspflichtig sind Vertragsverhältnisse mit Dienstleistern, die die Prüfung oder Wartung von Datenverarbeitungsverfahren oder -anlagen durch andere Stellen oder andere Nebenleistungen zum Gegenstand haben, auch wenn dabei ein Zugriff auf Auftraggeberdaten nicht ausgeschlossen werden kann, solange der Auftragnehmer angemessene Regelungen zum Schutz der Vertraulichkeit der Auftraggeberdaten trifft.
Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber über beabsichtigte Änderungen in Bezug auf die Hinzuziehung oder die Ersetzung weiterer Auftragsverarbeiter informieren. Dem Auftraggeber steht im Einzelfall ein Recht zu, Einspruch gegen die Beauftragung eines potentiellen weiteren Auftragsverarbeiters zu erheben. Ein Einspruch darf vom Auftraggeber nur aus wichtigem, dem Auftragnehmer nachzuweisenden Grund erhoben werden. Soweit der Auftraggeber nicht innerhalb von 14 Tagen nach Zugang der Benachrichtigung Einspruch erhebt, erlischt sein Einspruchsrecht bezüglich der entsprechenden Beauftragung. Erhebt der Auftraggeber Einspruch, ist der Auftragnehmer berechtigt, den Hauptvertrag und diesen Vertrag mit einer Frist von 3 Monaten zu kündigen.
Der Vertrag zwischen dem Auftragnehmer und dem weiteren Auftragsverarbeiter muss letzterem dieselben Pflichten auferlegen, wie sie dem Auftragnehmer kraft dieses Vertrages obliegen. Die Parteien stimmen überein, dass diese Anforderung erfüllt ist, wenn der Vertrag ein diesem Vertrag entsprechendes Schutzniveau aufweist bzw. dem weiteren Auftragsverarbeiter die in Art. 28 Abs. 3 DSGVO festgelegten Pflichten auferlegt sind.
Unter Einhaltung der Anforderungen der Ziffer 2.6. dieses Vertrags gelten die Regelungen in dieser Ziffer 7. auch, wenn ein weiterer Auftragsverarbeiter in einem Drittstaat eingeschaltet wird. Der Auftraggeber bevollmächtigt den Auftragnehmer hiermit, in Vertretung des Auftraggebers mit einem weiteren Auftragsverarbeiter einen Vertrag unter Einbeziehung der EU-Standardvertragsklauseln für die Übermittlung personenbezogener Daten an Auftragsverarbeiter in Drittländern vom 5.2.2010 zu schließen. Der Auftraggeber erklärt sich bereit, an der Erfüllung der Voraussetzungen nach Art. 49 DSGVO im erforderlichen Maße mitzuwirken.

Rechte der betroffenen Personen

Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber mit technischen und organisatorischen Maßnahmen im Rahmen des Zumutbaren dabei unterstützen, seiner Pflicht zur Beantwortung von Anträgen auf Wahrnehmung der ihnen zustehenden Rechte betroffener Personen nachzukommen.
Soweit eine betroffene Person einen Antrag auf Wahrnehmung der ihr zustehenden Rechte unmittelbar gegenüber dem Auftragnehmer geltend macht, wird der Auftragnehmer dieses Ersuchen zeitnah an den Auftraggeber weiterleiten.
Der Auftragnehmer wird dem Auftraggeber Informationen über die gespeicherten Auftraggeberdaten, die Empfänger von Auftraggeberdaten, an die der Auftragnehmer sie auftragsgemäß weitergibt, und den Zweck der Speicherung mitteilen, sofern dem Auftraggeber diese Informationen nicht selbst vorliegen oder er sie sich selbst beschaffen kann.
Der Auftragnehmer wird es dem Auftraggeber ermöglichen, im Rahmen des Zumutbaren und Erforderlichen gegen Erstattung der dem Auftragnehmer hierdurch entstehenden nachzuweisenden Aufwände und Kosten, Auftraggeberdaten zu berichtigen, zu löschen oder ihre weitere Verarbeitung einzuschränken oder auf Verlangen des Auftraggebers die Berichtigung, Sperrung oder Einschränkung der weiteren Verarbeitung selbst vornehmen, wenn und soweit das dem Auftraggeber selbst unmöglich ist.
Soweit die betroffene Person gegenüber dem Auftraggeber ein Recht auf Datenübertragbarkeit bezüglich der Auftraggeberdaten nach Art. 20 DSGVO besitzt, wird der Auftragnehmer den Auftraggeber im Rahmen des Zumutbaren und Erforderlichen gegen Erstattung der dem Auftragnehmer hierdurch entstehenden nachzuweisenden Aufwände und Kosten bei der Bereitstellung der Auftraggeberdaten in einem gängigen und maschinenlesbaren Format unterstützen, wenn der Auftraggeber sich die Daten nicht anderweitig beschaffen kann.

Mitteilungs- und Unterstützungspflichten des Auftragnehmers

Soweit den Auftraggeber eine gesetzliche Melde- oder Benachrichtigungspflicht wegen einer Verletzung des Schutzes von Auftraggeberdaten (insbesondere nach Art. 33, 34 DSGVO) trifft, wird der Auftragnehmer den Auftraggeber zeitnah über etwaige meldepflichtige Ereignisse in seinem Verantwortungsbereich informieren. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber bei der Erfüllung der Melde- und Benachrichtigungspflichten auf dessen Ersuchen im Rahmen des Zumutbaren und Erforderlichen gegen Erstattung der dem Auftragnehmer hierdurch entstehenden nachzuweisenden Aufwände und Kosten unterstützen.
Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber im Rahmen des Zumutbaren und Erforderlichen gegen Erstattung der dem Auftragnehmer hierdurch entstehenden nachzuweisenden Aufwände und Kosten bei etwa vom Auftraggeber durchzuführenden Datenschutz-Folgenabschätzungen und sich gegebenenfalls anschließenden Konsultationen der Aufsichtsbehörden nach Art. 35, 36 DSGVO unterstützen.

Datenlöschung

Der Auftragnehmer wird die Auftraggeberdaten nach Beendigung dieses Vertrages löschen, sofern nicht gesetzlich eine Verpflichtung des Auftragnehmers zur weiteren Speicherung der Auftraggeberdaten besteht.
Dokumentationen, die dem Nachweis der auftrags- und ordnungsgemäßen Verarbeitung von Auftraggeberdaten dienen, dürfen durch den Auftragnehmer auch nach Vertragsende aufbewahrt werden.

Nachweise und Überprüfungen

Der Auftragnehmer wird dem Auftraggeber auf dessen Anforderung alle erforderlichen und beim Auftragnehmer vorhandenen Informationen zum Nachweis der Einhaltung seiner Pflichten nach diesem Vertrag zur Verfügung stellen.
Der Auftraggeber ist berechtigt, den Auftragnehmer bezüglich der Einhaltung der Regelungen dieses Vertrages, insbesondere der Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen, zu überprüfen; einschließlich durch Inspektionen.
Zur Durchführung von Inspektionen nach Ziffer 11.2. ist der Auftraggeber berechtigt, im Rahmen der üblichen Geschäftszeiten (montags bis freitags von 10:00 bis 18:00 Uhr unter Ausnahme gesetzlicher Feiertage am Sitz des Auftragnehmers) nach rechtzeitiger Vorankündigung gemäß Ziffer 11.5. auf eigene Kosten, ohne Störung des Betriebsablaufs und unter strikter Geheimhaltung von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen des Auftragnehmers die Geschäftsräume des Auftragnehmers zu betreten, in denen Auftraggeberdaten verarbeitet werden.
Der Auftragnehmer ist berechtigt, nach eigenem Ermessen unter Berücksichtigung der gesetzlichen Verpflichtungen des Auftraggebers, Informationen nicht zu offenbaren, die sensibel im Hinblick auf die Geschäfte des Auftragnehmers sind oder wenn der Auftragnehmer durch deren Offenbarung gegen gesetzliche oder andere vertragliche Regelungen verstoßen würde. Der Auftraggeber ist nicht berechtigt, Zugang zu Daten oder Informationen über andere Kunden des Auftragnehmers, zu Informationen hinsichtlich Kosten, zu Qualitätsprüfungs- und Vertrags-Managementberichten sowie zu sämtlichen anderen vertraulichen Daten des Auftragnehmers, die nicht unmittelbar relevant für die vereinbarten Überprüfungszwecke sind, zu erhalten.
Der Auftraggeber hat den Auftragnehmer rechtzeitig (in der Regel mindestens zwei Wochen vorher) über alle mit der Durchführung der Überprüfung zusammenhängenden Umstände zu informieren. Der Auftraggeber darf eine Überprüfung pro Kalenderjahr durchführen. Weitere Überprüfungen erfolgen gegen Kostenerstattung und nach Abstimmung mit dem Auftragnehmer.
Beauftragt der Auftraggeber einen Dritten mit der Durchführung der Überprüfung, hat der Auftraggeber den Dritten schriftlich ebenso zu verpflichten, wie auch der Auftraggeber aufgrund von dieser Ziffer 11. dieses Vertrags gegenüber dem Auftragnehmer verpflichtet ist. Zudem hat der Auftraggeber den Dritten auf Verschwiegenheit und Geheimhaltung zu verpflichten, es sei denn, dass der Dritte einer beruflichen Verschwiegenheitsverpflichtung unterliegt. Auf Verlangen des Auftragnehmers hat der Auftraggeber ihm die Verpflichtungsvereinbarungen mit dem Dritten unverzüglich vorzulegen. Der Auftraggeber darf keinen Wettbewerber des Auftragnehmers mit der Kontrolle beauftragen.
Nach Wahl des Auftragnehmers kann der Nachweis der Einhaltung der Pflichten nach diesem Vertrage anstatt durch eine Inspektion auch durch die Vorlage eines geeigneten, aktuellen Testats oder Berichts einer unabhängigen Instanz (z.B. Wirtschaftsprüfer, Revision, Datenschutzbeauftragter, IT-Sicherheitsabteilung, Datenschutzauditoren oder Qualitätsauditoren) oder einer geeigneten Zertifizierung durch IT-Sicherheits- oder Datenschutzaudit – z.B. nach BSI-Grundschutz – („Prüfungsbericht“) erbracht werden, wenn der Prüfungsbericht es dem Auftraggeber in angemessener Weise ermöglicht, sich von der Einhaltung der Vertragspflichten zu überzeugen.

Vertragsdauer und Kündigung

Die Laufzeit und Kündigung dieses Vertrags richtet sich nach den Bestimmungen zur Laufzeit und Kündigung des Hauptvertrags. Eine Kündigung des Hauptvertrags bewirkt automatisch auch eine Kündigung dieses Vertrags. Eine isolierte Kündigung dieses Vertrags ist ausgeschlossen.

Haftung

Für die Haftung des Auftragnehmers nach diesem Vertrag gelten die Haftungsausschlüsse und -begrenzungen gemäß dem Hauptvertrag. Soweit Dritte Ansprüche gegen den Auftragnehmer geltend machen, die ihre Ursache in einem schuldhaften Verstoß des Auftraggebers gegen diesen Vertrag oder gegen eine seiner Pflichten als datenschutzrechtlich Verantwortlicher haben, stellt der Auftraggeber den Auftragnehmer von diesen Ansprüchen auf erstes Anfordern frei.
Der Auftraggeber verpflichtet sich, den Auftragnehmer auch von allen etwaigen Geldbußen, die gegen den Auftragnehmer verhängt werden, in dem Umfang auf erstes Anfordern freizustellen, in dem der Auftraggeber Anteil an der Verantwortung für den durch die Geldbuße sanktionierten Verstoß trägt.

Schlussbestimmungen

Das anwendbare Recht bestimmt sich nach dem Hauptvertrag.
Der Gerichtsstandort bestimmt sich nach dem Hauptvertrag.
Im Fall von Widersprüchen zwischen diesem Vertrag und sonstigen Vereinbarungen zwischen den Parteien, insbesondere dem Hauptvertrag, gehen die Regelungen dieses Vertrags vor.
Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrags unwirksam sein oder werden oder eine Lücke enthalten, so bleiben die übrigen Bestimmungen hiervon unberührt. Die Parteien verpflichten sich, anstelle der unwirksamen Regelung eine solche gesetzlich zulässige Regelung zu treffen, die dem Zweck der unwirksamen Regelung am nächsten kommt und dabei den Anforderungen des Art. 28 DSGVO genügt.
Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag ist ein Teil des Hauptvertrages und wird mit dessen Abschluss wirksam.

Anlage 1: Gegenstand der Auftragsverarbeitung

Zwecke der Auftragsverarbeitung

Personenbezogene Daten des Auftraggebers werden auf Grundlage dieses Auftragsverarbeitungsvertrages zu den folgenden Zwecken verarbeitet:

Software-as-Service-Leistungen (SaaS).

Arten und Kategorien von Daten

Zu den auf Grundlage dieses Auftragsverarbeitungsvertrages verarbeiteten Arten und Kategorien von personenbezogenen Daten gehören:

Bestandsdaten.
Kontaktdaten.
Inhaltsdaten.
Bildaufnahmen.
Vertragsdaten.
Zahlungsdaten und Abrechnungsdaten,
Nutzungsdaten.
Standortdaten.
Protokolldaten.
Meta- und Verbindungsdaten.
Leistung- und Verhaltensdaten.
Geschäftsinformationen.

Kategorien der betroffenen Personen

Zu den durch die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Grundlage dieses Auftragsverarbeitungsvertrages betroffenen Personengruppen gehören:

Webseitenbesucher.
Softwarenutzer.
Abonnenten.
Interessenten.
Verbraucher.
Geschäftskunden.

Quellen der verarbeiteten Daten

Die auf Grundlage dieses Auftragsverarbeitungsvertrages verarbeiteten Daten werden aus den im Folgenden genannten Quellen, bzw. im Rahmen genannter Verfahren erhoben oder sonst empfangen:

Erhebung bei betroffenen Personen.
Eingaben, bzw. Angaben des Auftraggebers.
Eingaben, bzw. Angaben des Auftragsverarbeiters.
Erhebung im Rahmen der Nutzung von Software, Applikationen, Webseiten und anderen Onlinediensten.
Externe Datenbanken und Datensammlungen.

Anlage 2: Technisch-organisatorische Maßnahmen

Für die spezifische Auftragsverarbeitung und die darin verarbeiteten personenbezogenen Daten wird ein angemessenes Schutzniveau gewährleistet, das dem Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen natürlichen Personen entspricht. Hierbei stehen insbesondere die Schutzziele Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Systeme und Dienste im Fokus. Die Belastbarkeit wird entsprechend Art, Umfang, Umständen und Zweck der Verarbeitungen berücksichtigt, wodurch durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen langfristig das Risiko reduziert wird.

Organisatorische Maßnahmen

Wir treffen folgende organisatorischen Maßnahmen zur Sicherung personenbezogener Daten und zur Aufrechterhaltung und Sicherstellung eines anmessenen Datenschutzniveaus.

Es werden regelmäßig und auch anlasslos System- und Sicherheitstests, wie z. B. Code-Scan und Penetrationstests, durchgeführt.
Regelmäßige anlasslose Auswertung der Log-Dateien zur Erkennung von ungewöhnlichen Einträgen.
Die Entwicklung des Standes der Technik und sowie der Entwicklungen, Bedrohungen und Sicherheitsmaßnahmen werden fortlaufend beobachtet und in geeigneter Art und Weise auf das eigene Sicherheitskonzept abgeleitet.
Dienstleister, die zur Erfüllung nebengeschäftlicher Aufgaben herangezogen werden (Wartungs-, Wach-, Transport- und Reinigungsdienste, freie Mitarbeiter, etc.), werden sorgfältig ausgesucht und es wird sichergestellt, dass sie den Schutz personenbezogener Daten beachten. Sofern die Dienstleister im Rahmen ihrer Tätigkeit Zugang zu personenbezogenen Daten des Auftraggebers erhalten oder sonst das Risiko eines Zugriffs auf die personenbezogenen Daten besteht, werden sie speziell auf Verschwiegenheit und Vertraulichkeit verpflichtet.
Der Schutz von personenbezogenen Daten wird unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere der mit der Verarbeitung verbundenen Risiken für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen bereits bei der Entwicklung, bzw. Auswahl von Hardware, Software sowie Verfahren, entsprechend dem Prinzip des Datenschutzes durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen berücksichtigt.
Eingesetzte Software und Hardware wird stets auf dem aktuell verfügbaren Stand gehalten und Softwareaktualisierungen werden ohne Verzug innerhalb einer angesichts des Risikogrades und eines eventuellen Prüfnotwendigkeit angemessenen Frist ausgeführt. Es wird keine Software und Hardware eingesetzt, die von den Anbietern im Hinblick auf Belange des Datenschutzes- und Datensicherheit nicht mehr aktualisiert wird (z. B. abgelaufene Betriebssysteme).
Standardsoftware und entsprechende Updates werden nur aus vertrauenswürdigen Quellen bezogen.
Es wird ein „papierloses Büro“ geführt, d. h. Unterlagen werden grundsätzlich nur digital gespeichert und nur in Ausnahmefällen in Papierform aufbewahrt.
Unterlagen im Papierformat werden nur dann aufbewahrt, wenn keine im Hinblick auf die Auftragsverarbeitung, ihrem Zweck und den Interessen der von den Inhalten der Unterlagen betroffenen Personen adäquate digitale Kopie vorliegt oder eine Aufbewahrung mit dem Auftraggeber vereinbart wurde oder gesetzlich erforderlich ist.
Es liegt ein den Datenschutzanforderungen der Auftragsverarbeitung und dem Stand der Technik entsprechendes Lösch- und Entsorgungskonzept vor. Die physische Vernichtung von Dokumenten und Datenträgern erfolgt datenschutzgerecht und entsprechend den gesetzlichen Vorgaben, Branchenstandards und dem Stand der Technik entsprechenden Industrienormen (z. B. nach DIN 66399).

Zutrittskontrolle

Es wurden Maßnahmen zur physischen Zutrittskontrolle implementiert, die es Unbefugten untersagen, physisch auf die Systeme, Datenverarbeitungsanlagen oder Verfahren zuzugreifen, die zur Verarbeitung personenbezogener Daten dienen.

Serveranlagen - Datenverarbeitung des Auftraggebers nur bei externen Server-Anbietern unter Beachtung der Vorgaben für Auftragsverarbeitung gespeichert (nur Arbeitsplatzrechner und mobile Geräte in den eigenen Geschäftsräumlichkeiten).

Zugangskontrolle

Es wurden Maßnahmen zur elektronischen Zugangskontrolle ergriffen, die sicherstellen, dass Unbefugten der Zugang zu Datenverarbeitungsanlagen, mit denen die Verarbeitung durchgeführt wird, oder Verfahren, verwehrt wird. Dies beinhaltet Maßnahmen klassischer physischer Sicherheit, die unbefugte, direkte physische Einwirkung auf Verarbeitungsanlagen verhindern. Um den Zugang zu unserem Datenverarbeitungsanlagen zu schützen, haben wir folgende Maßnahmen getroffen.

Anti-Viren-Software - Einsatz einer Anti-Viren-Software.
Authentifikation mit Benutzer + Passwort - Datenverarbeitungsanlagen sind passwortgeschützt.
Benutzerberechtigungen - Benutzerberechtigungen verwalten (z.B. bei Eintritt, Änderung, Austritt von Mitarbeitern).
Intrusion-Detection-Systeme - Einsatz von Serversystemen und Diensten , die über Angriffserkennungssysteme verfügen.
Intrusion-Protection-Systeme - Einsatz von Serversystemen und Diensten, die über Angriffsvermeidung- und Abwehrsysteme verfügen.
Passwörter verschlüsselt - Keine Speicherung der Passwörter im Klartext, sondern nur gehashed oder verschlüsselt Übertragung.
Passwortkonzept - Passwörter entsprechend dem Stand der Technik und den Anforderungen an Sicherheit durch entsprechende Mindestlänge.
Passwort-Management-Software - Einsatz einer Passwort-Management-Software.
Sperren von externen Schnittstellen - Sperrung externer Schnittstellen gegen unberechtigte Hardwarezugriffe (z.B. Sperrung von USB-Anschlüssen).
Sperrung von Logindaten - Fehlversuche beim Login auf betriebsinterne Systeme werden auf eine angemessene Anzahl beschränkt.
Software-Firewall - Einsatz von Software-Firewall(s).
Verschlüsselung von Backups - Backups werden verschlüsselt gespeichert.
Verschlüsselung von Datenträgern - Verschlüsselung von Datenträgern mit dem Stand der Technik entsprechenden Verfahren.

Interne Zugriffskontrolle und Eingabekontrolle (Berechtigungen für Benutzerrechte auf Zugang zu und Änderung von Daten)

Es sind Maßnahmen zur Zugriffskontrolle ergriffen worden, die gewährleisten, dass die zur Benutzung eines Datenverarbeitungssystems Berechtigten ausschließlich auf die ihrer Zugriffsberechtigung unterliegenden Daten zugreifen können, und dass personenbezogene Daten bei der Verarbeitung nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können. Ferner sind Maßnahmen zur Eingabekontrolle ergriffen worden, die gewährleisten, dass nachträglich überprüft und festgestellt werden kann, ob und von wem personenbezogene Daten in Datenverarbeitungssysteme eingegeben, verändert, entfernt oder sonst verarbeitet worden sind.

Berechtigungskonzept - Erstellen und Einsatz eines Rechte- und Rollenkonzept (Zugriff auf personenbezogenen Daten nur im erforderlichen Umfang und durch ausgewählten Personenkreis möglich).
Berechtigungskonzept - Regelmäßige Prüfung des Rechte- und Rollenkonzept und Aktualisierung bei Bedarf (z. B. Verstöße gegen die Zugriffsbeschränkungen).
Datenlöschung - Sichere Löschung von Datenträgern vor deren Wiederverwendung (z.B. durch mehrfaches Überschreiben).
E-Mail-Versand Ende-zu-Ende-Verschlüsselung - Verarbeiteten personenbezogenen Daten werden beim E-Mail-Versand auf Weisung des Auftraggebers ende-zu-ende-verschlüsselt übertragen.
Einsatz von Aktenvernichtern - Einsatz von Aktenvernichtern (min. Sicherheitsstufe 3 und Schutzklasse 2).
Passwortlichtlinien - Passwortrichtlinie inkl. Länge und Wechselhäufigkeit.
Personalisierte Benutzernamen - Nachvollziehbarkeit von Eingabe, Änderung und Löschung von Daten durch individuelle Benutzernamen (nicht Benutzergruppen).
Protokollierung Logins in Datenverarbeitungsanlagen - Anmeldungen in den Datenverarbeitungsanlagen, bzw. Verarbeitungssystemen werden protokolliert.
Schutz Protokoll- bzw. Logdateien vor Zugriff - Die Protokoll-, bzw. Logdateien werden vor Veränderung sowie vor Verlust und gegen unberechtigten Zugriff geschützt.
Sichere Aufbewahrung - Sichere Aufbewahrung von Datenträgern.
Verschlüsselung von Datenträgern - Verschlüsselung von Datenträgern mit dem Stand der Technik entsprechenden Verfahren.
Verschlüsselung von Smartphones - Verschlüsselung von Smartphones mit dem Stand der Technik entsprechenden Verfahren.

Weitergabekontrolle

Es sind Maßnahmen zur Weitergabekontrolle ergriffen worden, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten bei der elektronischen Übertragung oder während ihres Transports oder ihrer Speicherung auf Datenträgern nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können, und dass überprüft und festgestellt werden kann, an welche Stellen eine Übermittlung personenbezogener Daten durch Einrichtungen zur Datenübertragung vorgesehen ist.

Beim Zugriff auf betriebsinterne Systeme von außen (z.B. bei Fernwartung), werden verschlüsselte Übertragungstechnologien verwendet (z.B. VPN).
Mobile Datenträger werden verschlüsselt.
E-Mails werden während der Übertragung verschlüsselt, was bedeutet, dass die E-Mails auf dem Weg vom Absender zum Empfänger davor geschützt sind, von jemandem gelesen zu werden, der Zugang zu den Netzwerken hat, durch die die E-Mail gesendet wird.
Die Übermittlung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten des Auftraggebers über Onlineangebote (Webseiten, Apps, etc.), erfolgt geschützt mittels einer TLS oder einer gleichwertig sicheren Verschlüsselung.
Dateien werden vor der Übermittlung an Cloudspeicherdienste verschlüsselt.

Auftragskontrolle, Zweckbindung und Trennungskontrolle

Es sind Maßnahmen zur Auftragskontrolle ergriffen worden, die sicherstellen, dass personenbezogene Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nur entsprechend den Weisungen des Auftraggebers verarbeitet werden. Die Maßnahmen gewährleisten, dass zu unterschiedlichen Zwecken erhobene personenbezogene Daten des Auftraggebers getrennt verarbeitet werden und keine Vermengung, Verschnitt oder sonstige dem Auftrag widersprechende gemeinsame Verarbeitung dieser Daten erfolgt.

Sorgfältige Auswahl von Unterauftragsverarbeitern und sonstigen Dienstleistern.
Der Auftragsverarbeiter darf keine weiteren Unterauftragsverarbeiter ohne Zustimmung oder ohne Information des Auftraggebers (dieser hat dann ein Widerspruchsrecht) aufnehmen.
Mitarbeiter und Beauftragte werden verständlich und deutlich über die Weisungen des Auftraggebers und den zulässigen Verarbeitungsrahmen informiert und entsprechend instruiert. Eine gesonderte Information und Instruktion sind nicht erforderlich, wenn die Einhaltung des zulässigen Rahmens ohnehin, z. B. aufgrund anderweitiger Vereinbarungen oder betrieblicher Übung, verlässlich zu erwarten ist.
Erforderliche Auswertungen und Analysen der Verarbeitung der personenbezogenen Daten des Auftraggebers werden, soweit möglich und zumutbar, anonymisiert verarbeitet (d. h. ohne jeglichen Personenbezug) oder zumindest entsprechend Art. 4 Nr. 5 DSGVO pseudonymisiert verarbeitet (d. h. in einer Weise, dass die personenbezogenen Daten ohne Hinzuziehung zusätzlicher Informationen nicht mehr einer spezifischen betroffenen Person zugeordnet werden können wobei diese zusätzlichen Informationen gesondert aufbewahrt werden und technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen, die gewährleisten, dass die personenbezogenen Daten nicht einer identifizierten oder identifizierbaren natürlichen Person zugewiesen werden).
Die personenbezogenen Daten des Auftraggebers werden von Daten anderer Verarbeitungsverfahren des Auftragsverarbeiters physisch getrennt verarbeitetet.
Die personenbezogenen Daten des Auftraggebers werden von Daten anderer Verarbeitungsverfahren des Auftragsverarbeiters logisch getrennt verarbeitetet und vor unberechtigtem Zugriff oder Verbindung oder Verschneidung mit anderen Daten geschützt (z.B. in unterschiedlichen Datenbanken oder durch angemessene Attribute).
Produktiv- und Testdaten werden streng getrennt voneinander in unterschiedlichen Systemen gespeichert. Die Produktivsysteme werden getrennt und unabhängig von den Entwicklungs- und Testsystemen betrieben.

Sicherung der Integrität und Verfügbarkeit von Daten sowie der Belastbarkeit von Verarbeitungssystemen

Es sind Maßnahmen ergriffen worden, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten gegen zufällige Zerstörung oder Verlust geschützt sind und in Notfällen zügig wiederhergestellt werden können.

Es werden ausfallsichere Serversysteme und Dienste eingesetzt, die doppelt, bzw. mehrfach ausgelegt sind.
Die Verfügbarkeit der Datenverarbeitungssysteme wird permanent, insbesondere auf Verfügbarkeit, Fehler sowie Sicherheitsvorfälle überwacht und kontrolliert.
Die personenbezogenen Daten werden bei externen Hosting-Anbietern gespeichert. Die Hosting-Anbieter werden sorgfältig ausgewählt und erfüllen die Vorgaben an den Stand der Technik, im Hinblick den Schutz vor Schäden durch Brand, Feuchtigkeit, Stromausfälle, Katastrophen, unerlaubte Zugriffe sowie an Datensicherung und Patchmanagement, als auch an die Gebäudesicherung.
Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erfolgt auf Datenverarbeitungssystemen, die einem regelmäßigen und dokumentierten Patch-Management unterliegen, d. h. insbesondere regelmäßig aktualisiert werden.
Die zur Verarbeitung eingesetzten Serversysteme und Dienste werden in angemessenen Abständen Belastbarkeitstests und Hardwaretests unterzogen.
Die zur Verarbeitung eingesetzten Serversysteme verfügen über einen Schutz gegen Denial of Service (DoS) Angriffe.
Die zur Verarbeitung eingesetzten Serversysteme verfügen über eine unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV), die gegen Ausfälle angemessen gesichert ist und ein geregeltes Herunterfahren in Notfällen ohne Datenverlust sicherstellt.
Einbruchs- und Kontaktmelder am Serverstandort.
Die zur Verarbeitung eingesetzten Serversysteme verfügen über einen angemessenen Brandschutz (Feuer- und Rauchmeldeanlagen sowie entsprechende Feuerlöschvorrichtungen oder Feuerlöschgeräte).
Es werden Serversysteme und Dienste eingesetzt, die ein Backupsystem an anderen Orten, auf dem die aktuellen Daten vorgehalten werden und so ein lauffähiges System auch im Katastrophenfall zur Verfügung stellen, bereithalten.
Es werden Serversysteme und Dienste eingesetzt, die über ein angemessenes, zuverlässiges und kontrolliertes Backup- & Wiederherstellungskonzept verfügen.
Es werden regelmäßig in einem angemessenen Zeitabstand Wiederherstellungstests zur Überprüfung durchgeführt, dass die Datensicherungen tatsächlich wieder eingespielt werden können (Datenintegrität der Backups).

Anlage 3: Unterauftragsverarbeiter

Der Auftragsnehmer setzt die folgenden Unterauftragsverarbeiter im Rahmen der Verarbeitung von Daten für den Auftraggeber ein:

Firma, Anschrift	Art der Verarbeitung	Serverstandort
1&1 IONOS Internet SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland	Hosting der Software	Deutschland
Supabase, Inc. 970 Toa Payoh North #07-04 Singapore 318992	Hosting Datenbank	Deutschland